新階段油田地面工程總承包企業(yè)招標(biāo)采購數(shù)據(jù)管理研究與實(shí)踐探索
本文以油田地面工程總承包企業(yè)為研究對(duì)象，運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法、實(shí)證研究法、調(diào)查法等研究方法，以該類企業(yè)的物資招標(biāo)采購現(xiàn)狀及問題為切入點(diǎn)，以采購數(shù)據(jù)庫在該企業(yè)的建立方式方法及可視化應(yīng)用效果為例，詳細(xì)闡述其建立數(shù)據(jù)分析體系的主要做法及分層方式，為該類企業(yè)在招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫體系建設(shè)方面提供經(jīng)驗(yàn)參考及借鑒。
一
前言
新階段油田地面工程總承包企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱總承包企業(yè)）只有牢固樹立新發(fā)展理念，才能全面推進(jìn)其高質(zhì)量發(fā)展。通用電氣前CEO杰克?韋爾奇曾說，“現(xiàn)階段企業(yè)里采購和銷售是僅有的兩個(gè)能產(chǎn)生收益的部門”，銷售環(huán)節(jié)產(chǎn)生收益是毋庸置疑的，但采購環(huán)節(jié)往往被人所忽視。很多企業(yè)曾做過一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，如果采購成本每下降1%，企業(yè)的利潤就有可能增加5%至10%。就總承包企業(yè)而言，引入現(xiàn)代化采購數(shù)據(jù)分析模式，不僅便于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的成本核算，更有利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行方向性的戰(zhàn)略管控，對(duì)采購策略管理等業(yè)務(wù)具有有益的支持效果。特別是對(duì)于企業(yè)降本增效方面，采購數(shù)據(jù)價(jià)格庫在一定程度上對(duì)企業(yè)采購資本分配與相同類型項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)成本測(cè)算等，均具有很強(qiáng)的戰(zhàn)略指導(dǎo)意義與參考價(jià)值。
總承包企業(yè)的招標(biāo)采購業(yè)務(wù)與其他相關(guān)工程總承包企業(yè)的最大特點(diǎn)在于其追求在更短的采購周期中，最大程度滿足業(yè)主的個(gè)性化需求，并保證采購物資高效率、高質(zhì)量地到達(dá)項(xiàng)目施工地點(diǎn)。這使得其決策者往往面臨著要作出不能完全依靠其自身經(jīng)驗(yàn)、且無法獨(dú)立完成的采購決策。因此如何運(yùn)用好該類企業(yè)復(fù)雜而龐大的采購數(shù)據(jù)，對(duì)其決策提供更多可靠、科學(xué)的外部支持是今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)該類企業(yè)鑄就核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。
該類企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到，在這個(gè)“數(shù)據(jù)為王”的時(shí)代，將具體業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖潛并提煉更多有效信息，把握其中內(nèi)在邏輯，為企業(yè)建立更多科學(xué)創(chuàng)效、有的放矢的決策依據(jù)，是在當(dāng)今不斷變化的市場(chǎng)大形勢(shì)下該類企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的最佳途徑。
本文研究油田地面總承包工程中招標(biāo)采購業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的大量非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理問題，以前期調(diào)研數(shù)據(jù)為依據(jù)，探討構(gòu)建該類企業(yè)采購大數(shù)據(jù)管理體系的方式方法及具體實(shí)踐。
二
前期調(diào)研與問題探究
筆者調(diào)研的某公司是典型的油田地面工程總承包企業(yè)，其業(yè)務(wù)覆蓋亞非美三大洲。在EPC的采購環(huán)節(jié)中，采購主要分為物資、服務(wù)和工程分包采購，經(jīng)過分析以往數(shù)據(jù)，分別占到采購額的70%、10%和20%左右。服務(wù)和工程的分包采購在每個(gè)項(xiàng)目上都有所不同，存在差異性和個(gè)性化。該企業(yè)近幾年其物資采購額均達(dá)百億元以上，集中采購度為98%左右，限額以上總招標(biāo)率為90%以上。因此，該企業(yè)在油田地面工程總承包企業(yè)中有一定代表性。從采購金額上看，該企業(yè)已經(jīng)擁有了較大的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，對(duì)物資提供者應(yīng)具備較強(qiáng)的議價(jià)能力，能夠自由選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉供應(yīng)商。但通過深挖其供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析可以看出，其供貨資源并不匹配采購規(guī)模，甚至在某些物資種類上，存在“被捆綁”現(xiàn)象。
單從數(shù)據(jù)管理角度分析其原因有以下三點(diǎn)：一是對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)挖潛力度不足。各級(jí)管理組織對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的認(rèn)識(shí)只停留在收集、歸檔層面，沒有深度挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)在邏輯關(guān)系，對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行未能提供更多的可視化指導(dǎo)；二是現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息普及范圍受限。由于該企業(yè)大部分業(yè)務(wù)聚焦國外市場(chǎng)，不同地區(qū)和國家的業(yè)務(wù)又有一定的特殊性，且多數(shù)非洲地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)不佳，這對(duì)數(shù)據(jù)管理普及工作提出了更多挑戰(zhàn)；三是供應(yīng)市場(chǎng)去中心化趨勢(shì)日益明顯。伴隨網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的日益成熟，供應(yīng)市場(chǎng)擁有比以往更多的自由選擇權(quán)利與信息支持，供應(yīng)商能夠通過以自身為中心快速分析得出參與某標(biāo)段的可能性與贏利點(diǎn)，具備更多的選擇權(quán)利。
綜上所述，在當(dāng)今市場(chǎng)形勢(shì)的博弈中企業(yè)能從規(guī)模效益里獲得的話語權(quán)與決定權(quán)正在逐步消耗殆盡，因此該企業(yè)通過各類管理舉措與手段，對(duì)數(shù)據(jù)管理進(jìn)行了重新定位：建立健全以“獲取、儲(chǔ)存、搜索、共享、指導(dǎo)”為核心、“數(shù)據(jù)就是最優(yōu)新能源”的總體招標(biāo)采購數(shù)據(jù)管理思想，通過充分挖掘以往數(shù)據(jù)，推導(dǎo)得出最優(yōu)采購趨勢(shì)與策略，以此來化解企業(yè)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。
三
數(shù)據(jù)管理方式
為確保對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)整理以及新數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性，該企業(yè)通過整合組建公司級(jí)數(shù)據(jù)倉庫，確定建立涵蓋投標(biāo)、采購、財(cái)務(wù)、安環(huán)、設(shè)計(jì)、合同、紀(jì)檢等十四個(gè)數(shù)據(jù)集市，逐步形成“大數(shù)據(jù)反腐”“大數(shù)據(jù)采購”“大數(shù)據(jù)投標(biāo)”等若干個(gè)數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)的總體構(gòu)架，并通過供應(yīng)商維度、時(shí)間維度、地理維度、物資品類維度等多個(gè)角度，將數(shù)據(jù)倉庫中的信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分解、系統(tǒng)化組合，初步實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的可視化應(yīng)用。
（一）數(shù)據(jù)倉庫
數(shù)據(jù)倉庫是一個(gè)集成的、時(shí)變的、非易失的數(shù)據(jù)集合，其涵蓋了企業(yè)所有部門的現(xiàn)有以及歷史數(shù)據(jù)，并作為各職能部門及業(yè)務(wù)開展的決策支持來源庫，通過把握各類數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，形成數(shù)據(jù)集，是數(shù)據(jù)挖掘、在線分析、查詢以及生成報(bào)表的基礎(chǔ)。該企業(yè)招標(biāo)采購系統(tǒng)在歷史數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，以物資編碼及訂單號(hào)為核心關(guān)聯(lián)字段，側(cè)重供應(yīng)商名稱、類型、技術(shù)規(guī)格及價(jià)格等關(guān)鍵信息，形成涵蓋自公司成立以來所有物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)倉庫，并設(shè)專業(yè)管理、實(shí)時(shí)更新，有效確保了該企業(yè)采購決策和談判的主動(dòng)權(quán)、議價(jià)權(quán)。
（二）數(shù)據(jù)集市
數(shù)據(jù)集市是數(shù)據(jù)倉庫的演變、升華，關(guān)注于某個(gè)特別業(yè)務(wù)或部門，如采購系統(tǒng)集市、投標(biāo)系統(tǒng)集市、企業(yè)運(yùn)營集市等。每個(gè)集市都并非獨(dú)立存在的，每個(gè)子集市均是在編程的邏輯關(guān)系的基礎(chǔ)上，將所有相關(guān)數(shù)據(jù)提煉出來的集合，簡(jiǎn)單來說，在各集市中職能部門可以自由提取所需數(shù)據(jù)，并可查詢到其他部門的相關(guān)支持?jǐn)?shù)據(jù)。該企業(yè)采購系統(tǒng)在數(shù)據(jù)倉庫的基礎(chǔ)上，橫向把握“采買項(xiàng)目數(shù)量”“采購訂單數(shù)量”“供應(yīng)商數(shù)量”“購買次數(shù)”等信息，縱向把控物資品名大類，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購物資的精準(zhǔn)查找，能夠快速得出某一類或幾類物資在一定時(shí)間段內(nèi)的采購總量，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)先采買，有效規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。
（三）可視化應(yīng)用
可視化應(yīng)用是數(shù)據(jù)管理的最終形態(tài)，是展現(xiàn)全部數(shù)據(jù)整合、分析的最佳實(shí)踐，是企業(yè)決策者制定相關(guān)策略以及實(shí)操人員執(zhí)行具體工作的最終依據(jù)。具體可分為遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)報(bào)表、相關(guān)數(shù)據(jù)集合、在線數(shù)據(jù)分析、價(jià)格預(yù)測(cè)儀表盤及其他定制化應(yīng)用。以某公司采購系統(tǒng)可視化應(yīng)用為例，該企業(yè)在上述層級(jí)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了“物資價(jià)格走勢(shì)趨勢(shì)”“供應(yīng)商分布及采購金額”“某類物資價(jià)格趨勢(shì)預(yù)測(cè)”等多角度查詢及展示功能，為企業(yè)管理人員、采購執(zhí)行人員在處理具體業(yè)務(wù)時(shí)，提供了詳實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮⒖紝?shí)例。
（四）聯(lián)機(jī)分析處理
聯(lián)機(jī)分析處理是在上述總體數(shù)據(jù)框架的基礎(chǔ)上，專門用于滿足操作人員以及高層管理人員的決策需要而開發(fā)的專業(yè)處理程序。該處理程序最核心的優(yōu)勢(shì)就是能夠在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，根據(jù)工作需求快速抓取數(shù)據(jù)之間內(nèi)在聯(lián)系，以易讀易懂且客觀可靠的查詢結(jié)果提供給企業(yè)決策人員進(jìn)行參考或掌握企業(yè)經(jīng)營狀況。在某公司實(shí)際應(yīng)用中，通過對(duì)存在互通、參考價(jià)值的實(shí)際操作業(yè)務(wù)集市進(jìn)行系統(tǒng)“切片”及“切塊”處理，形成了如“采購—投標(biāo)—投產(chǎn)”區(qū)域塊、“市場(chǎng)—經(jīng)營—財(cái)務(wù)”區(qū)域塊等多個(gè)區(qū)塊鏈，并實(shí)現(xiàn)了有效的上、下鉆取處理功能，使得用戶在實(shí)際操作中能夠根據(jù)業(yè)務(wù)處理的需要進(jìn)行上、下層級(jí)讀取，有效增強(qiáng)了彼此間業(yè)務(wù)連接、溝通。
該企業(yè)通過對(duì)大數(shù)據(jù)的深度挖掘清洗，搭建起了一座連接全部主要業(yè)務(wù)的橋梁，通過數(shù)據(jù)挖潛抓取關(guān)鍵核心，使得所有業(yè)務(wù)能夠優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、協(xié)同發(fā)展。
總體來看，該企業(yè)采購系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理以系統(tǒng)性、層次性、合理性、合規(guī)性為根本原則，通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)形成歷史價(jià)格數(shù)據(jù)庫，結(jié)合物資采購編碼的方式抓取內(nèi)在邏輯關(guān)系執(zhí)行處理過程，最終形成采購集市并面向各級(jí)采購部門提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)在關(guān)系向投標(biāo)報(bào)價(jià)集市提供詳實(shí)客觀的價(jià)格趨勢(shì)預(yù)測(cè)。
四
企業(yè)實(shí)踐
（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時(shí)遵循的原則
在招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中，該企業(yè)遵循了如下原則。
1.系統(tǒng)性原則
招標(biāo)采購數(shù)據(jù)管理工作本質(zhì)就是對(duì)招標(biāo)采購歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)定量分析。但在建立之初，由于大量數(shù)據(jù)遺存，分析對(duì)象具有分散、復(fù)雜等特點(diǎn)。因此在搭建采購數(shù)據(jù)管理分析體系中，充分考慮系統(tǒng)性并整合所有采購關(guān)鍵步驟，采用“先總體”“后局部”；“先分析”“再歸攏”的工作原則，把握輸出結(jié)果對(duì)采購決策的整體影響。
2.層次性原則
各類招標(biāo)采購數(shù)據(jù)內(nèi)部銜接緊密，在體系建設(shè)中應(yīng)充分重視所有數(shù)據(jù)的可追溯性，將采購數(shù)據(jù)細(xì)分為大類物資層級(jí)、中類物資層級(jí)、小類物資層級(jí)、品名物資層級(jí)及詳細(xì)物資層級(jí)。在數(shù)據(jù)提取中，可由大類物資層級(jí)入手，逐步下沉分析數(shù)據(jù)至詳細(xì)物資層級(jí)。
3.合理性原則
招標(biāo)采購數(shù)據(jù)管理體系的輸出結(jié)果應(yīng)以業(yè)務(wù)決策及商務(wù)溝通的準(zhǔn)確性為出發(fā)點(diǎn)。因此，最大限度確保采購經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)客觀、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、簡(jiǎn)明有效，分析結(jié)果輸出要求詳盡客觀、精確、切合實(shí)際、可視化強(qiáng)。
4.合規(guī)性原則
招標(biāo)采購數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心資源和商業(yè)秘密，在體系構(gòu)建過程中，合規(guī)是基礎(chǔ)原則。確保價(jià)格分析過程合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)，杜絕工作過程中出現(xiàn)違規(guī)或泄密的情況。
（二）數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用
經(jīng)過整理的招標(biāo)采購數(shù)據(jù)，可在可視化方面進(jìn)行運(yùn)用。該企業(yè)招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫體系能夠?qū)ο到y(tǒng)內(nèi)部的供應(yīng)商管理、采購策略管理、采購品類管理及宏觀市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)提供客觀決策支持，對(duì)系統(tǒng)外部的投標(biāo)報(bào)價(jià)管理提供歷史數(shù)據(jù)參考。
1.供應(yīng)商管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系中，將與企業(yè)有過合作往來的全部供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分，分別列舉物資價(jià)格、技術(shù)規(guī)格、交貨日期及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)率等多種關(guān)鍵信息。根據(jù)企業(yè)物資使用量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分級(jí)，確定關(guān)鍵物資及關(guān)鍵供應(yīng)商，便于供應(yīng)商管理工作人員加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理能力，為簽訂框架協(xié)議提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)支持。通過分析，可以為對(duì)需要補(bǔ)充的某種物資供應(yīng)商進(jìn)行有針對(duì)性的尋源及開發(fā)。該企業(yè)通過分析電氣防爆材料的采購數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)該企業(yè)的這類物資來源于兩至三家企業(yè)，通過供應(yīng)商考察決定與其中一家簽訂框架協(xié)議，規(guī)定相關(guān)規(guī)格的單價(jià)和調(diào)價(jià)公式，該企業(yè)的所有海外項(xiàng)目電氣防爆材料均通過此框架協(xié)議從此供應(yīng)商處進(jìn)行采購。與歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)通過框架協(xié)議采購的物資單價(jià)平均下降10%至20%，有效降低了采購成本。該企業(yè)決定對(duì)類似規(guī)格較為統(tǒng)一的物資也采取相應(yīng)方法，推動(dòng)相關(guān)物資框架協(xié)議的簽訂工作。
2.招標(biāo)采購策略管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系根據(jù)采購策略管理崗位人員需求，按照使用項(xiàng)目類型、產(chǎn)品規(guī)格、采購方式、供應(yīng)商名單、歷史價(jià)格、采購執(zhí)行情況、交貨情況等多個(gè)維度對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)分析，將分析結(jié)果提煉歸納后，形成可視化圖表提供給崗位人員及企業(yè)決策人員進(jìn)行參考。該企業(yè)通過分析某泵類的采購執(zhí)行情況和交貨情況發(fā)現(xiàn)，該泵類供應(yīng)商在一段時(shí)間內(nèi)，總是延遲交貨，并且貨到現(xiàn)場(chǎng)后故障率較高，需要反復(fù)進(jìn)行維修，決定暫停該供應(yīng)商資格，避免對(duì)該企業(yè)工程交付完工造成更大影響。
3.招標(biāo)采購品類管理支持
通過對(duì)某一類項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的跟蹤統(tǒng)計(jì)，采購數(shù)據(jù)庫體系能夠滿足對(duì)該類項(xiàng)目所需物資種類、歷史采購情況、采購需求趨勢(shì)等關(guān)鍵信息的抓取，從而有針對(duì)性地對(duì)品類物資實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
4.宏觀市場(chǎng)信息分析
在招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫體系中，通過設(shè)立重點(diǎn)物資價(jià)格走勢(shì)分析機(jī)制，確定無縫管、鋼管、普中板、電纜、閥門等物資作為公司重點(diǎn)監(jiān)測(cè)對(duì)象，在此基礎(chǔ)上對(duì)市場(chǎng)公開信息進(jìn)行整理、歸檔，以所列舉的工程物資的主要原材料價(jià)格走勢(shì)為切入點(diǎn)，以其主要交易產(chǎn)地的價(jià)格數(shù)據(jù)為抓手，匯總形成監(jiān)測(cè)報(bào)告。以鋼鐵及銅材市場(chǎng)為例，通過選取鋼坯、鐵精粉（鋼鐵）、銅精礦、銅制品（銅材）等為主要監(jiān)測(cè)目標(biāo)，并對(duì)其主要交易產(chǎn)地的月度市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，構(gòu)成價(jià)格趨勢(shì)圖，并通過對(duì)近兩年價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，形成宏觀走勢(shì)分析及未來價(jià)格預(yù)測(cè)等采購指導(dǎo)方案。該集團(tuán)公司下屬施工單位，就利用該監(jiān)測(cè)報(bào)告在預(yù)測(cè)的價(jià)格相對(duì)低點(diǎn)提前購入施工所需的部分鋼材，節(jié)約資金約達(dá)1億元。
5.投標(biāo)報(bào)價(jià)管理支持
采購數(shù)據(jù)庫體系，能夠根據(jù)投標(biāo)報(bào)價(jià)部門需求，在物資的歷史價(jià)格分析統(tǒng)計(jì)以及對(duì)價(jià)格走勢(shì)分析預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，為其提供所需物資的投標(biāo)支持。該企業(yè)在面對(duì)時(shí)間緊、任務(wù)重的項(xiàng)目投標(biāo)工作時(shí)，通過對(duì)歷史價(jià)格的分析和走勢(shì)進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，助力企業(yè)獲得更多項(xiàng)目。
五
結(jié)論
綜上所述，該企業(yè)通過整合有效資源、把握市場(chǎng)機(jī)遇，已初步建立起整體的招標(biāo)采購數(shù)據(jù)分析體系，為該類企業(yè)的招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫體系建設(shè)提供了借鑒和參考。
作者：聶 頂 盧英辰
作者單位：中國石油工程建設(shè)有限公司
來源：《招標(biāo)采購管理》2022年第10期
