基于邏輯樹的零星物資采購提質增效措施研究
集團公司生產經營涉及的零星物資品類繁雜，響應時效要求高，歷來是物資采購規范管理中的難點。本文對某大型國有集團公司的零星物資采購情況進行研究，通過搭建邏輯樹分析模型，對采購活動進行優化完善，全面提高零星物資采購質量和效率。
一
研究背景
邏輯樹分析模型將待解決的問題比作邏輯樹的樹干，將子問題比作邏輯樹的樹枝，大樹枝可以繼續延伸出小樹枝。通過逐級羅列所有的關聯問題，層層邏輯推演找到問題的成因和對策，其條理清晰、程序嚴謹，被廣泛應用于管理學、流程學、咨詢學等領域，如SpaceX制定火星計劃、麥肯錫咨詢公司解決費米問題、網約車平臺開展市場調研都應用了邏輯樹分析模型輔助決策。
該大型國有集團公司組織機構龐大、層級較多，且生產經營活動包含基建、運維、營銷等多種工作，需要頻繁采購辦公用品、建筑材料、工器具等零星物資，而零星物資又存在單位價值低、采購頻次高、規格型號多等特點，規范管理難度高，采購成本難控制。應用邏輯樹分析模型可以快速高效地將復雜問題簡單化,兼顧“廣度”和“深度”找出問題對策，提高工作質效。
二
問題分析與解決
本文應用邏輯樹分析模型，對如何實現零星物資采購提質增效進行抽絲剝繭，將問題分解成規范管理、提高效率、精準采購、全面覆蓋、價格合理、質量優良6個子問題，并提出相應的解決方案。
（一）創新采購方式，規范高效采購
該大型國有集團公司共有上百家分公司，若由分公司直接實施采購難以規范管理，易滋生腐敗行為；若分批次集中采購則需要頻繁開展采購活動，投入大量的人力物力，明顯增加了采購成本；故采用框架協議采購，按年度歸集各分公司的采購目錄，統一組織集中采購，既有利于規范采購行為，又可提高采購效率，還能降低采購成本。
（二）完善采購目錄，精準全面覆蓋
零星物資采購涵蓋不同分公司的各個專業，現有采購目錄存在物料描述不準確、規格型號不全等問題，難以精準、全面地滿足生產經營需要。本文通過對近三年數百萬條采購數據、上萬條物料描述進行數據清洗與重構，完善零星物資采購目錄，提高零星物資采購效率。
1.統一數據規格
零星物資品類繁雜、規格型號多，不同品類物資之間的物料描述方式差異較大，同類物資的物料描述方式尚未統一，嚴重影響了采購的標準化、規范化水平。本文通過確定標準數據規格，統一物料描述方式,將數據資源轉化為有價值的數據資產，為后續的標準化作業夯實基礎，提高采購目錄的編制效率。
先將零星物資按品類歸屬至基建、運維、營銷等各個專業，由各個專業自行將現有物料描述進行數據拆分和字段提煉，確定各類物資的物料描述標準模板。如將普通螺栓的物料描述分解為規格、長度、材質、表面處理方式、配件5類。然后，組織所有專業分析討論，梳理不同品類的共性參數和個性參數，建立統一的物料描述標準框架，對歷史采購數據根據標準模板進行語義轉換，實現基礎數據標準化變換。如將普通螺栓的長度和手電鉆的鉆孔直徑的計量單位共同約定為mm，將歷史采購數據中普通螺栓的長度由cm換算成mm。
2.丟棄錯誤數據
零星物資采購涉及多個專業，關注角度不同，描述重點不同，歷史采購數據中的物料描述存在諸多錯誤，錯誤條目占比約8%。本文采用兩種解決方案處理了5種錯誤數據，提高了采購目錄的編制質量。
第一種解決方案：擦除錯誤字段數據，保留行采購數據，共處理錯誤數據近千條，處理以下4種錯誤類型，以普通螺栓為例：一是關鍵字段數值為空，如規格字段為空值；二是數值與字段類型不匹配，如材質字段下內容為40mm；三是字段存在多個數值，如規格字段同時存在M12和M14；四是不同字段的數值存在沖突，如材質字段為不銹鋼，表面處理字段為鍍鋅。
第二種解決方案：作為無效數據直接丟棄，不進入后續的統計分析環節，共處理錯誤數據上百條，處理1種錯誤類型。字段內容與該物資明顯不符，如普通螺栓的規格字段為DN20，該行采購數據作為無效數據直接丟棄，不進入后續的統計分析環節。
3.補全缺失數據
在統一數據規格和丟棄錯誤數據后，搭建了規范化、結構化的零星物資歷史采購數據庫，從數據庫中提取歷史采購數據開展數據聚合、約減和壓縮，形成歷史采購目錄。因原始數據本身存在缺漏，同時丟棄了部分錯誤數據，梳理出來的歷史采購目錄難以滿足企業生產經營的全部需求，須利用已經確定的規則進行數據填充。如普通螺栓主要采購規格為M4~M18，規格變化一般為M2，主要采購長度為40mm~100mm，長度變化一般為10mm，利用既定規則對普通螺栓的缺失型號進行補全。對補全后的采購目錄開展專業論證，剔除無須采購的部分，形成基本覆蓋生產經營需要的采購目錄。
（三）優化采購策略，優選優質優價
零星物資采購質量是根本、價格是關鍵，采取合適的采購策略，有利于用合理的價格采購優質的商品，推動零星物資采購提質增效。本文將采購策略進行多維度拆解，挖掘關鍵要素，開展趨勢分析，助力采購策略的優化提升。
優化采購策略可分解為合理分標分包、優化資格條件、調整業績要求三要素，一般在分標分包工作完成之后，根據歷史招標投標活動情況設置每個標包的資格條件和業績要求。合理的分標分包有利于聚集優質供應商，便于優中選優，提高物資質量、降低物資價格；合適的資格條件可以幫助招標人篩選優秀的產品和供應商，保障物資質量和供應商服務水平；供應商的業績反應市場的認可程度，恰當的業績要求可以在保障潛在供應商數量足夠、競爭充分的基礎上，快速排除被市場摒棄的產品及供應商。
首先，根據采購金額單獨分標。在零星物資歷史采購數據庫中觀察各個物料描述下的年度采購金額，定位年度采購金額一定規模以上的物資，將該部分物資單獨分標。單獨分標的物資，如在歷史招標投標活動中，直接參與投標的制造商較多、競爭較為充分時，該物資僅限制造商參與投標；當制造商投標參與度較低時，該物資接受制造商或代理商投標。
其次，根據供應商群體合并分標。在數據庫中隱藏已單獨分標的物資，根據供應商群體進行數據透視和統計，定位年度采購金額一定規模以上的制造商群體，將該群體可生產的多種物資合并分標，合并分標的物資接受制造商或代理商投標。
再次，根據專業管理合并分標。在數據庫中繼續隱藏已合并分標的物資，根據供應商群體和專業管理進行數據透視和統計，不同專業的不合并分標，供應商群體集中的合并分標，若合并以后年度采購金額仍未達到一定規模的，在同專業內進行繼續合并。合并分標的物資，接受制造商、代理商和經銷商投標。
最后，根據歷史招標投標活動情況合理設置每個標包的其他資格條件和業績要求（見圖1）。
